Per soddisfare i requisiti del programma di verifica, l’agente FSVP deve svolgere le seguenti procedure:

• Determinare le norme statunitensi che si applicano al fornitore estero ed ai suoi prodotti, in base ai processi di produzione, ai singoli ingredienti, all’etichettatura ed al tipo di prodotto finito da importarsi negli USA.
• Redigere l’analisi dei rischi agroalimentari in base ai fattori di rischio che i prodotti finiti presentano in termini di natura biologica, chimica, fisica, radiologica, assieme al rischio adulterazione a fini di lucro.
• Determinare le specifiche azioni di verifica richieste al fornitore estero per minimizzare o prevenire significativamente i pericoli evidenziati dall’analisi dei rischi; ciò per accertare che tali pericoli siano stati significativamente ridotti al minimo o del tutto prevenuti. Inoltre, l’agente FSVP, per requisito regolamentare, è tenuto a stabilire la frequenza ciclica del monitoraggio delle azioni di verifica richieste al fornitore estero.
• Richiedere e ricevere i documenti inerenti alle attività di sicurezza agroalimentare implementate dal fornitore estero nello stabilimento di produzione, comprese le verifiche dell’etichettatura dei prodotti, dei risultati delle ispezioni, del piano di sicurezza agroalimentare HARPC, (la procedura di analisi del rischio ed i controlli preventivi disposti secondo le categorie di azardo attinenti ai prodotti in oggetto)  o del piano HACCP (analisi dei rischi e punti critici di controllo), così come il Food Defense, il Food Safety System, il Recall Plan e le relazioni di audit indipendenti. Le azioni richieste possono variare secondo la storia e la dimensione aziendale del fornitore.
• Rivedere e valutare tutti i documenti inerenti alla sicurezza agroalimentare inviati dal fornitore, comprese le etichette, al fine di redigere il manuale FSVP per l’approvazione del fornitore estero e dei prodotti da importare. Nello specifico, questa revisione e valutazione ha lo scopo di accertare che il produttore abbia messo in atto, in tutte le fasi del processo di produzione, i principi di analisi del rischio e dei controlli preventivi, basandosi sul sistema HARPC della regolamentazione statunitense FSMA e NON sul sistemaHACCP in vigore in Europa. Inoltre, occorre accertare che le CGMP, le procedure di valutazione delle Buone Pratiche Correnti di Lavorazione e che le procedure di controllo gestionale siano state implementate e monitorate dal produttore in conformità alle disposizioni FSMA relative al PCHF, i controlli preventivi per gli alimenti umani.
• Definire ruoli e mansioni professionali delle persone coinvolte nelle varie fasi di importazione, stoccaggio e distribuzione dei prodotti, e nelle comunicazioni formali con l’FDA, in particolar modo per quanto concerne la gestione del Richiamo del prodotto  e delle eventuali azioni correttive da effettuare in merito. Alcuni altri esempi di attività correttive sono la Rietichettatura, la Sanificazione, la Fumigazione o la Distruzione di prodotti importati.

La regolamentazione statunitense Preventive Controls for Human Food (PCHF), o controllo preventivo sui prodotti agroalimentari per consumo umano, è parte delle disposizioni dello statuto FSMA, e si applica indistintamente a tutti i produttori e distributori di prodotti agroalimentari per uso umano, non importa se di nazionalità estera o americana. Detta regolamentazione istituisce la figura professionale del PCQI, o individuo qualificato ai controlli preventivi, in sostanza un consulente interno all’azienda manifatturiera o un consulente indipendente. Il compito della persona qualificata ai controlli preventivi designato dall’azienda produttrice è quello di redigere il piano per la sicurezza agroalimentare HARPC.

Tale piano è, in sintesi, lo strumento di controllo dell’FDA per accettare che l’azienda produttrice ed i suoi prodotti agroalimentari rientrino negli standard regolamentari americani, e conseguentemente approvarne (o meno) l’importazione, la consegna e lo stoccaggio della merce presso lo stabilimento del suo cliente americano negli Stati Uniti.

Quest’ultimo, il cliente americano, ricopre il ruolo e svolge le mansioni di Importatore FSVP ai sensi dello statuto FSMA; e a sua volta, per poter importare i suddetti prodotti negli USA, deve svolgere tutte le attività disposte dal programma di verifica del fornitore già descritte, e soddisfare tutti i pertinenti requisiti di documentazione.

L’invio da parte del fornitore estero della documentazione HARPC all’importatore FSVP è un requisito vincolante per quest’ultimo, il quale è tenuto a presentare all’FDA il documento di approvazione del proprio fornitore. Questo requisito normativo s’impone altresì a tutti i produttori e distributori sia americani che non americani che intendono commercializzare, esporre in fiera o comunque stoccare la merce in un proprio magazzino oppure custodirla in deposito presso terzi in strutture logistiche pubbliche o provate.

Il piano HARPC, in dettaglio, contiene i seguenti documenti:

• Analisi dei rischi volte ad identificare i rischi che richiedono un controllo preventivo. Questa analisi deve essere effettuata e riportata in un documento scritto anche se non venissero identificati rischi che richiedono un controllo preventivo.
• Un documento che attesti i controlli preventivi effettuati dallo stabilimento per garantire la sicurezza del prodotto, in caso l’analisi precedente abbia rivelato dei rischi.

Il documento Food Safety Plan (FSP) include i seguenti controlli preventivi:

• Controlli del processo produttivo 
• Controlli degli allergeni 
• Controlli d’igiene sanitaria
• Controlli della filiera di fornitura
• Food Defense
• Sistema di difesa agroalimentare (Food Safety System)
• Piani di ritiro di prodotti dal mercato (Recall)
• Altri controlli o procedure di monitoraggio dell’implementazione dei controlli preventivi, delle procedure correttive e di quelle di verifica

Con la nuova legge-quadro Food Safety Modernization Act (FSMA) entrata in vigore nel 2017, l’agenzia federale americana FDA, competente tra l’altro per il controllo dell’importazione di prodotti alimentari negli Stati Uniti, ha stabilito un più stringente ed articolato quadro normativo per gli esportatori esteri. Difatti, la recente normativa prescrive che i lotti spediti in America dall’esportatore estero debbano essere indirizzati al nominativo di una società di diritto commerciale USA e ricevuti da detta società, per ottenere il visto di sdoganamento, il permesso di stoccaggio merci in depositi pubblici/privati ed il via libera alla distribuzione o vendita (anche tramite portali web come Amazon e simili) e/o l’esposizione dei prodotti in fiere campionarie. Una specifica sezione dell’FSMA definisce tale entità commerciale come un importatore USA qualificato. È comunque importante notare che la suddetta legislazione non contiene alcun elemento ostativo che impedisca all’esportatore estero di stabilire e costituire negli USA una sua propria divisione, o società sussidiaria/affiliata, con ragione sociale di Società di Diritto Commerciale Statunitense, per i fini suddetti.

Sintetizzando: l’azienda esportatrice estera (cioè di diritto commerciale non-statunitense) deve stabilire in America una sua divisione o società subordinata/affiliata, costituita secondo il diritto commerciale statunitense. Una volta qualificatasi come “importatore USA” ai sensi delle norme FSMA, la divisione americana dell’esportatore è ufficialmente autorizzata a distribuire, vendere e/o esporre i suoi prodotti sul mercato americano. Tuttavia, questa abilitazione commerciale comporta oneri e responsabilità legali: l’importatore USA, come qualsiasi società statunitense del settore agroalimentare, è vincolato all’obbligo di fornire all’FDA prova documentale certificata di conformità ai protocolli di controllo preventivo di rischio predisposti dalla normativa FSMA per tutti i prodotti importati. Questo statuto inoltre specifica che deve essere un consulente indipendente o un’associazione professionale qualificabile come “Agente FSVP per i produttori esteri” ai sensi dell’FSMA a redigere e certificare le dichiarazioni di conformità per l’importazione.